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 préparer une rencontre v2 ( les consignes)

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tiniel24

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MessageSujet: préparer une rencontre v2 ( les consignes)   Sam 28 Juil 2012 - 12:59

l'expérience des uns et des autres, les échanges sur les précédentes rencontres, un dialogue
constructif nous ont menés a la finalité suivante , pour préparer une rencontre V2

administrateurs, modos, membres du staff ont validé ce travail de groupe.

comme il n'est jamais facile de designer une zone ou un lieu , chacun peut organiser sa rencontre
que vous soyez du nord, du sud, de l'est ou de l'ouest : lancez vous
bien sûr certains se joindrons au groupe ( même éloigné) s'ils ont le temps ou que la route ne les effraie pas

"travail" de préparation[/b]

- s'y prendre au mieux 5/6 mois à 1 an a l'avance

le principe de base :

du vendredi après-midi au lundi matin

vendredi apres-midi : accueil des 1ers arrivants , vendredi soir petit repas a definir
samedi matin : accueil des derniers arrivants :(repas de midi a definir)
- prévoir au moins un repas pas cher pour soulager les arrivants ( pas besoin de chercher du pain ou parfois un resto trop cher ou bondé )

samedi après-midi ballade pour tous ( max 80 kilometres)
samedi soir : le "repas" le vrai !!!!
si chacun apporte une specialité c'est convivial et on goûte des choses sympas en barbecue/piquenique
et surtout moins chers qu'un resto .
dimanche : les 1ers départs et un eventuel "tour du village" l'aprés-midi pour ceux qui restent
lundi : derniers départs

- creer un post pour finaliser une date, et le dialogue
- creer un second post recapitulatif et definitif : les inscrits, tarifs , couchages, dates, lieu
- ne pas etre trop "gourmand" , commencer par des rencontres régionales
- c'est gérable  pour 10/15  voir 20 motos

- budgetiser : le logement

- impératif mobil-home ( confort des "vieux" ) et camping ensemble ( rester groupir )
si possibilités de mobil-home 4/6 places ( moins chers car prix divisé par .....) ,
et de logements pour couple ou solo ( intimité)
les repas proposés par la structure ou si l'on doit faire la popote un lieu  ( barbecue ) où l'on puisse se réunir pour manger tous ensemble. (exemple si on est dans des bungalows qu'il y ait une grande salle tout près )
dans le soucis d'un groupe 15/20 personnes peut être "légèrement bruyant"

un parking adéquat et fermé ( généralement dans l'enceinte du camping)


un tarif serré ne dépassant pas les 50 Euros par jour /pers (enfin environ)


si possible, si vous avez les moyens, une camionnette suiveuse est un vrai + !

Revenons sur le fait que chaque membre inscrit n'a droit qu'à un invité. (On peut élargir à un(e) SDS et un invité en moto solo ou duo). Pourquoi ? Pour préserver la cohésion du forum, et que ce rendez-vous reste le nôtre.

- calculer des roads en fonction de la fatigue ( l'éloignement des uns et des autres) ,
- faire un Repérage des lieux pour l'approvisionnement en essence (ou signaler que l'on doit faire son plein avant d'arriver)
- réellement savoir ce que l'on va montrer ( interet touristique ) pour eviter des kilometres de liaison trop fastidieux
un road de 80 kms, des arrêts photos, pause pipi .... pause boisson )


- prévoir l'imprévu : le fameux plan B ( je viens, je viens plus, je dors oû c'etait pas prévu, on est 4 au lieu de 2
, etc... ) prévoir le  pq, le distributeur a billet  pas loin,l'épicerie, le market, l'essence  .....
- ne pas oublier qu'une déception , qu'un incident, peux vous mettre drôlement dans la panade
- eviter le .... " on verra sur place ..... " car parfois la gentillesse des commerçants, peut avoir ses limites

lors des préparatifs, l'organisateur peut prévoir ( en mp ) un 06 ..... pour aiguiller un participant perdu malgré sa carte ou son gps ....
de même que si l'organisateur a le temps : des fléchages ( qqs bouts de cartons marqués V2 ) bien placés
peut encore aider le guidage des membres "prés du but"  mais un peu perdus , surtout en l'absence de réseau
pour le téléphone



les rencontres V2 sont des moments inoubliables, sympathiques car bien préparés
faites au mieux !!!


Dernière édition par tiniel24 le Jeu 20 Fév 2014 - 18:45, édité 12 fois
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MessageSujet: Re: préparer une rencontre v2 ( les consignes)   Dim 29 Juil 2012 - 22:28

Mis en post-it ! Clin d'oeil
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MessageSujet: Re: préparer une rencontre v2 ( les consignes)   Mer 29 Jan 2014 - 17:12

@chevy76 a écrit:
Salut à vous !

Pour avoir organisé 2 fois le RVA (Rendez Vous Annuel : subtil, non? Grand sourire ) des Seven Fifty, je vous donne notre fonctionnement:

Vu la moyenne d'âge du forum, plusieurs critères à respecter:
Un hébergement en dur (sinon, certains ne seraient pas venus, moi le premier hihi...)
Une restauration complète comprise
Pas plus de 50€/jour/personne
Balades courtes avec du temps pour des tofs (pas comme une année, dans le Vercors: très joli, mais faire 250 bornes dans la journée avec un restau le midi à 35/40 motos...)

Je pourrais si besoin vous faire en mp une copie complète des posts qui traitent de l'organisation.

En 2009, j'ai fait ça à la Maison de la Varenne, près de Dieppe en seine maritime (76)
En 2013, je l'ai organisé à plus de 500 bornes de chez moi, près de la Rochelle, mais c'est parce que j'avais de la famille sur place pour l'intendance (Fontaine Lupin, je recommande l'accueil !!)

Ce genre de structure se trouve assez facilement, mais faut réserver à l'avance !

Si ça vous intéresse, je peux fournir toute explication, chiffrage (budget entre 5 et 6000€ en 2013), tuyaux...

Je n'ai pas regardé s'il y a des posts de préparation, d'inscription et de compte rendus ici...

Je ne sais pas si je vous ai parlé de mon "comité" moto que j'ai fondé, mais après 7 ans, il fonctionne encore, mais au ralenti...
pour tout savoir ou presque: http://motoself.chez-alice.fr   (juste pour dire que 50 personnes à gérer, ma femme et moi, on sait un peu...) Un RVA, c'est comme une journée Motoself, sauf qu'on dort sur place  Je suis vert ! 

On fait aussi au niveau du forum des MIR (meeting inter régional), plus localisé, sur une journée: une balade, un lieu à faire découvrir, et un petit restau pas cher, genre routier qui est ok pour ouvrir un dimanche juste pour nous, puisqu'il est sûr de faire ses 20 couverts mini...

A votre disposition si besoin...

Denis

ça peut servir ! Bravo !
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MessageSujet: Re: préparer une rencontre v2 ( les consignes)   Mer 29 Jan 2014 - 18:44

pour decider certains a se lancer dans l'organisation d'une rencontre :

- quelques coups de fil, rencontre et visuel du lieu de séjour
- une ou deux ballades de reconnaissance pour finaliser un petit road
- le plaisir de dialoguer ( négocier ) avec les locaux
- ne pas hésiter a consulter les potos et le forum

schématiquement ; ce ne sont que quelques heures de "travail" ( faut quand même assurer le coup pour le bien être des copains ) . rien de méchant, plutôt même sympathique.

(merci chevy76  Super copain )
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MessageSujet: Re: préparer une rencontre v2 ( les consignes)   Lun 16 Jan 2017 - 9:08

coucou,allant au coupes moto légendes de dijon,et bourses de courtenay,en avril et fin mai,comment faire,à travers le forum,pour savoir si d'autres y vont?
car certains sont localisés aux alentours,sans pour autant être enregistrés sur la carte
je suis le seul vtc ,quand je vais la-bas!mais c'est immense,donc on voit pas tout,et beaucoup de club sont représentés,sauf v2,donc à voir,à+
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MessageSujet: Re: préparer une rencontre v2 ( les consignes)   Lun 16 Jan 2017 - 11:07

Je dois préparer une Newsletter avant la fin du mois. (Mail de masse)
J'en ferais le report. Respect !

(c'est valable pour toutes les autres propositions du genre, d'ailleurs Clin d'oeil )
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MessageSujet: Re: préparer une rencontre v2 ( les consignes)   Lun 16 Jan 2017 - 13:46

ok,trés bien,je donne les détails
dimanche 2 avril ,à COURTENAY,loiret 45;la plus grande bourse auto-moto de collection de la région
entrée libre à tout véhicule de collec(plus de 30ans,mais les filtreurs sont tolérants sur 1 ou 2 annéees)
les motos se retrouve au fond de l'entrée devant la mairie,batiment avec une grande pendule monumentale
j'y serai vers 9h,et accueillerai ceux qui se seront déclarés,et pouvant me contacter par mp

DIJON,circuit de prenois fin mai,sur un week-end:course motos anciennes,et bourse,marchand pro anciennes,et club de marque representé par emplacement stand,trés vaste ,se déroulait auparavant à montléry,trés complet
mais entrée moto que par club affilié et inscrit auparavant à cette manifestation
sinon ,entrée à pied,payante env 15€
j'y serai le dimanche vers 9h,et peut accueillir les membres du forum,pareil,voila ,à+
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DiBingo

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MessageSujet: Re: préparer une rencontre v2 ( les consignes)   Lun 16 Jan 2017 - 14:14

Pas ici s'il te plait, c'est hors-sujet.
Fais le s'il te plait sur ton sujet de référence :

http://www.v2-honda.com/t7413-coupe-moto-legendes-a-dijon-fin-mai

C'est aussi que ça m'évitera de devoir faire des recoupements le moment venu. Respect !

Ps : tu copies-colles ton message; ça ira bien^^
Merci d'avance.
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MessageSujet: Re: préparer une rencontre v2 ( les consignes)   Mar 17 Jan 2017 - 7:55

ok,excuse moi
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MessageSujet: Re: préparer une rencontre v2 ( les consignes)   Mar 17 Jan 2017 - 11:14

Mais avec plaisir amigo ! Satisfait
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